Celem zapisów niniejszego dokumentu (zwana dalej: „Polityką Prywatności”) jest uregulowanie zasad przetwarzania danych osobowych, aby odpowiadały one w pełni postanowieniom Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwane dalej: „RODO”) oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018, poz. 1000 z późn. zm., zwana dalej: „Ustawą”).
Dowiedz się w jaki sposób przetwarzamy Twoje dane osobowe.
Poniżej chronologicznie w poszczególnych punktach znajdą Państwo odpowiedzi na takie pytania jak:
1. Kto jest administratorem Państwa danych osobowych ? Co to jest Polityka Prywatności i do czego służy ?
2. W jaki sposób pozyskujemy Państwa dane osobowe?
3. Jakie dane osobowe możemy przetwarzać ?
4. W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy Państwa dane osobowe ?
5. Czym są pliki cookies ? W jakim celu używane są pliki cookies ? Jak długo korzysta się z plików cookies ? Jak wyłączyć pliki cookies ?
6. Jak długo będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe ?
7. Komu możemy przekazywać Państwa dane osobowe?
8. Jakie przysługują Państwu prawa w zakresie przetwarzania Państwa danych osobowych ?
9. W jaki sposób realizujemy Państwa prawa w zakresie przetwarzania Państwa danych osobowych ?
1. Informacje ogólne. Informacje o administratorze danych osobowych (dane kontaktowe).
1.1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Techsource Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Legionowie (05-120) przy ul. Kordeckiego 38, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy KRS pod numerem 0000411763, posiadającą numer REGON 146009798 oraz NIP 5361910602, wysokość kapitału zakładowego 300.000,00 PLN (zwany dalej „Administratorem danych” lub „My”).
1.2. Kontakt z Administratorem danych możliwy jest pod numerem telefonu: 22 77 44 777, pod adresem e-mail: ado@techsource.pl, pisemnie na adres wskazany powyżej lub osobiście w siedzibie Administratora danych.
1.3. Niniejsza Polityka Prywatności zawiera informacje dotyczące sposobu przetwarzania danych osobowych przez Administratora danych, a to klientów, kontrahentów, osób współpracujących lub zgłaszających się do Administratora danych i stanowi jednocześnie wypełnienie obowiązku informacyjnego w stosunku do tych osób.
1.4. Polityka Prywatności jest dostępna na stronie internetowej Administratora danych https://techsource.pl/polityka-prywatnosci/ oraz w siedzibie Administratora danych.
2. Źródła pozyskiwania danych osobowych.
2.1. Wszelkie dane osobowe pozyskiwane są przez Administratora danych w następujący sposób:
2.1.1. informacje podawane dobrowolnie i bezpośrednio przez Państwa (np. w formularzu kontaktowym, poprzez wymianę wizytówek, podczas rozmowy telefonicznej);
2.1.2. informacje uzyskiwane podczas korzystania ze strony internetowej Administratora danych w szczególności: adres IP, pliki tekstowe tzw. pliki cookies (szczegółowe informacje w tym zakresie znajdziecie Państwo w pkt 3.3. Polityki Prywatności, a na temat plików cookies w pkt 5 Polityki Prywatności);
2.2. W przypadku gdy będą Państwo udostępniać Administratorowi danych dane osobowe osób trzecich będziemy przyjmować, iż czynią to Państwo zgodnie z prawem, w tym na podstawie stosownej zgody tej osoby. W każdym przypadku będziemy wówczas wobec tej osoby realizować nasze obowiązki informacyjne wynikające m.in. z RODO oraz Ustawy.
3. Kategorie przetwarzanych danych osobowych.
3.1. Administrator danych gromadzi, przetwarza oraz wykorzystuje następujące dane osobowe klientów oraz innych osób kontaktujących się z Administratorem danych lub osób, z którymi kontaktuje się Administrator danych:
3.1.1. dane identyfikacyjne (imię i nazwisko, nazwa firmy, numer NIP, numer REGON, numer PESEL) oraz dane adresowe (adres zamieszkania lub siedziby, adres korespondencyjny) – konieczne do zawarcia umowy i do jej realizacji (w tym rozliczenia) lub podjęcia działań na żądanie danej osoby przed zawarciem umowy oraz do kontaktu z klientem lub innymi osobami;
3.1.2. dane kontaktowe (e-mail, numer telefonu) – konieczne do kontaktu z klientem, z którym zawarto umowę (w tym w sytuacjach nieoczekiwanych zdarzeń, np. w związku z niemożliwością wykonania umowy itp.), a w razie wyrażenia zgody – także do przesyłania informacji handlowych i marketingu bezpośredniego;
3.1.3. dane finansowe (numer rachunku bankowego, dane banku/instytucji finansowej) – konieczne do realizacji umowy, rozliczenia jej, prowadzenia analiz i statystyk;
3.1.4. inne dane podane przez Państwa w jakiejkolwiek formie – konieczne dla celu, dla jakiego zostały udostępnione.
3.2. W trakcie realizacji umów Administrator danych nie podejmuje w stosunku do klientów decyzji, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowania.
3.3. Administrator danych zbiera również informacje o odwiedzających stronę internetową Administratora danych niebędące danymi osobowymi oraz metadane takie jak informacje o: logowaniu, urządzeniu końcowym odwiedzającego stronę internetową (w tym używanej przeglądarce internetowej oraz systemie operacyjnym), adresie IP oraz plikach cookies. Informacje zbierane są w sposób zautomatyzowany (z wykorzystaniem logów systemowych) przy każdym połączeniu odwiedzającego ze stroną internetową Administratora danych, w celu zapewnienia prawidłowego działania strony internetowej i dostosowania jej do potrzeb odwiedzających. Administrator danych może w oparciu o zebrane dane osobowe i w/w informacje opracowywać statystyki w sposób zanonimizowany i nie pozwalający na identyfikację odwiedzającego (tzw. Dane zagregowane). W przypadku połączenia danych zagregowanych z danymi osobowymi odwiedzającego, w wyniku którego możliwe będzie bezpośrednie lub pośrednie ustalenie tożsamości odwiedzającego, tak połączone dane będą traktowane i chronione jak dane osobowe.
4. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych.
4.1. Administrator danych przetwarza Państwa dane osobowe w następujących celach i podstawach prawnych:
4.1.1. na podstawie udzielonej Administratorowi danych zgody, która będzie określać w jakim celu Administrator danych będzie przetwarzał Państwa dane osobowe (np. do nawiązania kontaktu z Państwem za pomocą formularza kontaktowego znajdującego się na stronie internetowej Administratora danych) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO;
4.1.2. w celach związanych z zawarciem i realizacją umowy lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy, w tym w celu kontaktowania się z Państwem w związku z jej zawarciem i realizacją – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
4.1.3. w celu wykonania ciążących na Administratorze danych obowiązków prawnych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – w tym:
a) rozliczenia umowy oraz archiwizowania dokumentacji (wystawianie i przechowywanie faktur i dokumentów księgowych oraz umów) – wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze danych wynikających w szczególności z ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.;
b) zgłoszenia odpowiednich danych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz właściwego urzędu skarbowego, jeśli zajdzie taka konieczność;
c) rozpatrywania skarg i reklamacji.
4.1.4. w związku z realizacją prawnie uzasadnionego interesu Administratora danych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, w tym:
a) dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami;
b) prowadzenie działań analitycznych i statystycznych w celu rozwoju naszych usług i produktów;
c) tworzenie sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością – w celu dla jakiego dane zostały zebrane (np. dane na wizytówkach);
d) prowadzenie działań marketingowych własnych produktów i usług Administratora danych bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej – prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność;
e) prowadzenie działań marketingowych własnych produktów i usług z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej (w tym przesyłanie informacji handlowych) – promowanie prowadzonej przez Administratora danych działalności z wykorzystaniem adresów e-mail i numerów telefonów (działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności Prawo telekomunikacyjne i Ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są jedynie na podstawie odrębnie udzielonych zgód w tym zakresie);
f) archiwizacji oraz zapewnienia rozliczalności – realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora danych zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów.
4.2. Podanie poszczególnych danych osobowych przez Państwa jest dobrowolne, ale jednocześnie jest warunkiem udzielenia odpowiedzi na wiadomość przesłaną za pomocą formularza kontaktowego, założenia konta, czy też zawarcia i realizacji umowy oraz świadczenia usług. Konsekwencją niepodania poszczególnych danych będzie brak możliwości zawarcia i realizacji umowy oraz świadczenia usług przez Administratora danych, czy brak możliwości załatwienia sprawy.
4.3. W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody, w każdej chwili przysługuje Państwu prawo do jej wycofania. Cofnięcie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
5. Pliki cookies.
5.1. Pliki cookies (ciasteczka) są to niewielkie informacje tekstowe w postaci plików tekstowych, wysyłane przez serwer i zapisywane po stronie użytkownika odwiedzającego stronę internetową Administratora danych (np. na dysku twardym komputera, laptopa, czy też na karcie pamięci smartfona – w zależności z jakiego urządzenia korzystano). Pliki te przede wszystkim przechowują ustawienia użytkownika dotyczące np. preferowanego języka czy położenia. Ułatwia to poruszanie się na stronie internetowej przy kolejnych odwiedzinach, gdzie ustawienia strony automatycznie zaktualizują się z wcześniej wprowadzonymi ustawieniami.
5.2. Administrator danych wykorzystuje cookies podstawowe instalowane, jeśli użytkownik wyraził zgodę za pomocą ustawień oprogramowania zainstalowanego na swoim urządzeniu. Administrator danych nie wykorzystuje cookies marketingowych. W ramach cookies podstawowych wyróżniamy cookies techniczne i funkcjonalne:
a) Cookies techniczne: są niezbędne, aby strona mogła prawidłowo działać. Zapewniają prawidłowe działanie podstawowych funkcji serwisu.
b) Cookies funkcjonalne: wykorzystywane w celach analitycznych i statystycznych.
5.3. Powyższe pliki cookies dzielimy także w zależności od:
5.3.1. czasu na jaki są instalowane w przeglądarce użytkownika:
a) Cookies sesyjne: pozostają na urządzeniu użytkownika, aż do opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). Są to przede wszystkim pliki cookie techniczne.
b) Cookies stałe: pozostają na urządzeniu użytkownika przez czas określony w parametrach pliku albo do momentu ich ręcznego usunięcia przez użytkownika.
5.2.3. miejsce ich pochodzenia:
a) Cookies własne: pochodzące bezpośrednio z odwiedzonej strony internetowej;
b) Cookies zewnętrzne: pochodzące z witryny zewnętrznej innej niż witryna odwiedzana. Podlegają one ich własnej polityce prywatności, są to:
Google Analytics: zbieranie ogólnych i anonimowych danych statystycznych. Pliki wykorzystywane do analiz stron internetowych, które gromadzą informacje o sposobie korzystania przez internautów z analizowanej strony. Dane obejmują: miejsce z jakiego internauta trafił na stronę, liczbę odwiedzin, czas wizyty na stronie. Zbierane dane nie zawierają danych osobowych. Zobacz Polityka prywatności Google.
5.3. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach Państwa oprogramowania (przeglądarki internetowej).
5.4. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronie internetowej serwisu, przede wszystkim może negatywnie wpłynąć na wygodę korzystania ze strony internetowej, a nawet uniemożliwić korzystanie z niektórych jej funkcjonalności.
6. Okres przetwarzania danych osobowych.
6.1. Dane osobowe, będą przetwarzane przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do osiągnięcia celów przetwarzania określonych powyżej oraz wynika to z obowiązujących przepisów prawa, tj.:
6.1.1. realizacji umowy zawartej z Administratorem danych oraz świadczonych usług, a po jej zakończeniu, w związku z ciążącym na Administratorze danych obowiązkiem prawnym wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa (w tym przechowywania dowodów księgowych);
6.1.2. niezbędny do dochodzenia przez Administratora roszczeń w związku z prowadzoną działalnością lub obrony przed roszczeniami kierowanymi wobec Administratora danych, na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, z uwzględnieniem okresów przedawnienia roszczeń określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa (w tym w Kodeksie cywilnym, Ordynacji podatkowej);
6.1.3. podstawowe dane kontaktowe przechowujemy dla potrzeb marketingu bezpośredniego naszych produktów i usług (i) przez okres obowiązywania łączącej nas z Państwem umowy, (ii) do czasu, aż zgłoszą Państwo sprzeciw względem ich przetwarzania w tym celu, (iii) cofną Państwo zgodę, jeśli przetwarzaliśmy je na podstawie tzw. zgody marketingowej, lub (iv) sami ustalimy, że się zdezaktualizowały.
6.1.4. w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w danym celu – do czasu cofnięcia zgody, co nie będzie mieć wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;
6.1.5. ponadto dane osobowe będą przechowywane przez okres wymagany szczególnymi przepisami prawa.
7. Odbiorcy danych osobowych.
7.1. Administrator danych może przekazać Państwa dane osobowe:
7.1.1. współpracownikom, którzy muszą mieć dostęp do danych osobowych, aby móc wykonywać zobowiązania lub działania na Państwa rzecz;
7.1.2. podmiotom, z którymi współpracujemy i które na nasze zlecenie przetwarzają powierzone dane osobowe. Mogą to być np. firmy świadczące usługi IT, hostingowe, usługi kadrowo-płacowe, usługi księgowe lub pocztowe, firmy windykacyjne, kancelarie prawne, podmioty z nami powiązane lub współpracujące z nami w zakresie prowadzonej przez nas działalności oraz firmy obsługujące nasze działania marketingowe i sprzedażowe, przy czym podmioty te będą przetwarzać dane osobowe na podstawie zawartej z nami umowy i wyłącznie w zakresie, jaki został wskazany w tej umowie;
7.1.3. instytucjom nadzorczym, organom wymiaru sprawiedliwości lub innym organom samorządowym lub państwowym na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
7.2. Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do podmiotów mających siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (państwa trzecie).
8. Prawa osoby, której dane osobowe dotyczą.
8.1. Zgodnie z RODO, przysługują Państwu następujące prawa:
8.1.1. prawo dostępu do danych osobowych, o którym mowa art. 15 RODO;
8.1.2. prawo niezwłocznego sprostowania lub uzupełnienia niekompletnych danych, zgodnie z art. 16 RODO;
8.1.3. prawo do usunięcia danych osobowych na podstawie art. 17 RODO;
8.1.4. prawo ograniczenia przetwarzania danych na podstawie z art. 18 ust. 1 RODO z zastrzeżeniem art. 18 ust. 2 RODO;
8.1.5. prawo przeniesienia swoich danych, w sytuacjach przewidzianych w art. 20 ust. 1 RODO;
8.1.6. prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, w sytuacjach przewidzianych w art. 21 RODO;
8.1.7. prawo do zakwestionowania decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu i wywołuje wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób na nią wpływa, zgodnie z art. 22 RODO;
8.1.8. prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych, jeżeli odbywa się ono na podstawie zgody, zgodnie z art. 7 ust. 3 RODO;
8.1.9. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza RODO, zgodnie z art. 77 RODO.
8.2. Zakres każdego ze wskazanych w pkt 8.1 powyżej praw wynika z przywołanych przepisów RODO.
9. Zgłaszanie żądań i sposób realizacji praw.
9.1. Wniosek dotyczący realizacji praw podmiotów danych, mogą Państwo złożyć:
9.1.1. w formie pisemnej tradycyjną drogą pocztową na adres Administratora danych z dopiskiem „Ochrona Danych Osobowych”,
9.1.2. drogą e-mailową na adres: ado@techsource.pl
9.1.3. osobiście w siedzibie Administratora danych.
9.2. Jeżeli Administrator danych nie będzie w stanie zidentyfikować osoby składającej wniosek w oparciu o dokonane zgłoszenie, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje.
9.3. Odpowiedź na zgłoszenia powinna być udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu, Administrator danych informuje wnioskodawcę o przyczynach takiego przedłużenia.
9.4. Odpowiedź udzielana jest w formie pisemnej, chyba że wniosek został złożony drogą e-mail lub zażądano w nim przekazania odpowiedzi w formie elektronicznej.
9.5. Wszelka komunikacja i działania podejmowane przez Administratora danych w związku z Państwa żądaniami są wolne od opłat. Jeżeli jednak zgłaszacie Państwo żądanie wydania drugiej i kolejnych kopii danych (pierwsza kopia danych jest bezpłatna) bądź Państwa żądania będą ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, np. z uwagi na ustawiczny charakter, będziemy mogli:
9.5.1. pobrać rozsądną opłatę w wysokości obowiązującej na dzień złożenia wniosku, uwzględniającą administracyjne koszty udzielenia informacji, komunikacji lub podjęcia żądanych działań albo,
9.5.2. odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.
10. Postanowienia końcowe.
10.1. Polityka Prywatności jest na bieżąco weryfikowana i stosownie do potrzeb Administrator danych może zmieniać oraz uzupełniać niniejszy dokument. Poprzednie wersje zostaną zarchiwizowane w sposób umożliwiający Państwu zapoznanie się z nimi.